Denetime hazırlık kontrol listesi
Bir atölyenin sosyal uygunluk denetimine hazır olması için personel ve SGK kayıtlarının, bordro ve puantajın, fazla mesai onaylarının, İSG belgelerinin, saha güvenliğinin ve çalışanların bilgilendirilmesinin denetimden önce eksiksiz ve birbiriyle tutarlı olması gerekir.
Denetime hazırlık nereden başlamalı?
Hazırlık, markanın güncel davranış kuralını ve denetimin hangi ölçütle yapılacağını öğrenmekle başlar. Ardından belgeler, saha koşulları ve çalışanların bilgilendirilmesi üç ayrı başlıkta gözden geçirilir.
Denetçi belgeleri tek tek değil, birbirleriyle karşılaştırarak okur: puantajdaki saatler bordroya, bordro SGK bildirgelerine, SGK kayıtları sahada çalışan kişilere uymalıdır. Bu yüzden aşağıdaki listede her belgenin yalnızca var olması değil, diğer kayıtlarla tutarlı olması hedeflenmelidir.
Bu liste genel bir başlangıç noktasıdır; markanız veya şemanız ek belge isteyebilir.
Personel dosyalarında hangi belgeler olmalı?
- Her çalışan için kimlik kartı fotokopisi ve yaş doğrulaması (15 yaşını doldurmamış kimse çalıştırılmamalı; 18 yaş altı çalışanlar ayrıca listelenmeli).
- İşe giriş tarihinden önce yapılmış SGK işe giriş bildirgesi (5510 sayılı Kanun m.8).
- İmzalı iş sözleşmesi; çalışanın anladığı dilde ve bir nüshası çalışana verilmiş.
- İşe giriş sağlık raporu ve periyodik sağlık muayenesi kayıtları.
- İSG eğitim katılım formları ve sertifikaları.
- İşten çıkanlar için çıkış bildirgesi ve hesap kesim belgeleri.
- Yabancı uyruklu çalışan varsa geçerli çalışma izinleri.
Ücret, çalışma süresi ve izin kayıtlarında neye bakılır?
- Puantaj veya giriş-çıkış kayıtları (en az son 12 ayı hazır tutmak iyi bir uygulamadır).
- Bordrolar, banka ödeme dekontları ve imzalı ücret pusulaları.
- Fazla mesai saatlerinin bordroya yüzde 50 zamlı yansıtıldığının kanıtı (4857 m.41).
- Çalışanların fazla çalışma onayları; yıllık toplam fazla çalışmanın 270 saati geçmediğini gösteren takip tablosu.
- Haftalık çalışma süresinin 45 saati, günlük sürenin 11 saati aşmadığını gösteren kayıtlar (4857 m.63).
- Her yedi günde en az 24 saat kesintisiz hafta tatili kullanıldığının kaydı (4857 m.46).
- Yıllık izin defteri veya izin formları; hizmet süresine göre 14, 20 veya 26 gün; 18 yaş altı ve 50 yaş üstü için en az 20 gün (4857 m.53).
- Kesintilerin yasal dayanağı (avans, icra vb.) ve çalışanın bilgisi.
Hangi İSG belgeleri hazır olmalı?
- Güncel risk değerlendirmesi raporu (6331 m.10).
- Acil durum planı, acil durum ekipleri ve tatbikat kayıtları (6331 m.11).
- İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi görevlendirme belgeleri veya OSGB sözleşmesi (6331 m.6).
- Çalışanların İSG eğitim kayıtları; işe başlamadan önce ve düzenli aralıklarla (6331 m.17).
- İlk yardım sertifikalı personel listesi.
- Yangın söndürücülerin periyodik kontrol etiketleri ve kayıtları.
- Elektrik tesisatı, kompresör ve kaldırma ekipmanlarının periyodik kontrol raporları.
- İş kazası ve ramak kala kayıtları.
- Kişisel koruyucu donanım zimmet kayıtları.
Bina, fason ve kimyasallarla ilgili hangi belgeler istenir?
- İşyeri açma ve çalışma ruhsatı; uygulanabildiği durumlarda yapı kullanma izin belgesi (iskân).
- Kiralık mekânda kira sözleşmesi.
- İtfaiye uygunluk raporu veya yangın güvenliğine ilişkin belgeler (yerel uygulamaya göre).
- Fason ve alt yüklenici listesi; her biri için markanın onayı.
- Kimyasal envanteri ve her kimyasal için Türkçe güvenlik bilgi formu (SDS/GBF).
- Atık yönetimi kayıtları ve lisanslı firmalarla yapılan sözleşmeler.
Sahada neler kontrol edilir?
- Acil çıkışlar: kilitsiz, önü açık, dışarı doğru açılan, işaretli ve aydınlatılmış; kaçış yolları malzemeyle kapanmamış.
- Kat planı üzerinde tahliye krokileri görünür yerlerde asılı.
- Yangın söndürücüler: yeterli sayıda, erişilebilir, kontrol tarihi geçmemiş; yangın alarmı çalışır durumda.
- İlk yardım dolabı: dolu, son kullanma tarihleri geçmemiş, yeri işaretli.
- Makine koruyucuları: dikiş makinelerinde iğne ve kayış koruyucuları, kesim makinelerinde el koruması.
- İğne politikası: kırık iğne kayıt ve değişim prosedürü uygulanıyor.
- Elektrik panoları: kapakları kapalı, önü açık, uyarı levhalı; açıkta kablo yok.
- Aydınlatma ve havalandırma: çalışma alanları yeterince aydınlık ve havadar.
- Tuvaletler ve lavabolar: temiz, yeterli sayıda, kadın ve erkek için ayrı, sabun mevcut.
- İçme suyu: ücretsiz, temiz ve kolay erişilebilir.
- Yemekhane veya yemek alanı: temiz, üretim alanından ayrı.
- Kimyasal alanı: etiketli kaplar, sızıntı önleyici, SDS’ler yakınında, uygun KKD.
Çalışan görüşmelerine nasıl hazırlanılır?
Görüşmelere hazırlık, çalışanlara ne söyleyeceklerini öğretmek değil, haklarını bilmelerini sağlamaktır. Çalışanları yönlendirmek veya kayıtları tahrif etmek ağır bir bulgudur; amfori BSCI’de bilgilerin tahrif edilmemesi kritik sorular arasında yer alır.
- Çalışanlara çalışma saatleri, fazla mesai ücreti, yıllık izin ve hafta tatili hakları hakkında yazılı ve sözlü bilgi verin.
- Şikâyet ve öneri kanalını (kutu, telefon, temsilci) çalışanların bildiği bir yere koyun.
- Ücret pusulalarının çalışanlara düzenli verildiğinden emin olun.
- Görüşmelerin yönetim olmadan, gizli yapılacağını yöneticilere ve ustabaşılara açıklayın.
- Görüşmeye katılan çalışanlara hiçbir yaptırım uygulanmayacağını yazılı olarak taahhüt edin.
Sık sorulan sorular
- Belgeler dijital olabilir mi?
Evet, ancak denetim günü hızlıca açılabilmeli ve imza gerektiren belgelerin (sözleşme, fazla mesai onayı, ücret pusulası) imzalı halleri bulunmalıdır.
- Eksik bir belge fark edersek ne yapmalıyız?
Geriye dönük belge üretmeyin. Eksikliği kabul edip düzeltici faaliyeti başlatmak, tahrif edilmiş bir belgeden her zaman daha az risklidir.
- Fason atölyemizin de hazırlanması gerekir mi?
Evet. Markalar çoğu zaman alt yüklenicileri de denetler ve onaysız fason kullanımı başlı başına bir uygunsuzluktur. Kullandığınız her atölyeyi listeye ekleyin ve markanın onayını alın.
- OBCO denetim öncesi hazırlık desteği veriyor mu?
Evet. OBCO tedarikçilere ön değerlendirme ve eğitim desteği verir; bu destek, markanın yaptıracağı bağımsız denetimin yerine geçmez.